Основные направления деятельности управления

1. Обеспечение системы учета и прохождения документов в Администрации города Смоленска (далее – Администрация), контроль за сроками их исполнения.

2.  Обеспечение единого порядка организации и ведения делопроизводства в Администрации.

3. Организационное обеспечение в Администрации реализации права граждан на обращение в органы местного самоуправления.

4. Организационное обеспечение мероприятий, проводимых Главой города Смоленска (далее – Глава города) и Администрацией в рамках реализации своих полномочий, совместно с профильными структурными подразделениями Администрации.

5. Сопровождение планирования деятельности Администрации на месяц.

6. Хозяйственно-техническое обеспечение работы Администрации.

7. Обеспечение награждения граждан почетными грамотами Администрации и благодарственными письмами Главы города.

8. Подготовка документов и материалов для обеспечения деятельности первого заместителя Главы города.

9. Осуществление регистрации поступающей в адрес Главы города, его заместителей, Администрации корреспонденции.

10. Осуществление регистрации исходящей корреспонденции за подписью Главы города, его заместителей.

11. Осуществление контроля за исполнением областных законов, правовых актов Губернатора Смоленской области, Администрации Смоленской области, решений Смоленского городского Совета, постановлений и распоряжений Главы города, Администрации, распоряжений заместителей Главы города в рамках компетенции Управления делами.

12. Осуществление рассылки писем, копий правовых актов Главы города, его заместителей и Администрации.

13. Осуществление работы по учету, размножению и хранению постановлений, распоряжений Главы города и Администрации, распоряжений заместителей Главы города.

14. Передача в уполномоченный орган исполнительной власти Смоленской области нормативных правовых актов Главы города, Администрации и сведений о них для включения в регистр муниципальных нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации в соответствии с федеральным и областным законодательством.

15. Формирование сводной номенклатуры дел Администрации.

16. Ведение журнала учета и выдачи печатей, штампов структурным подразделениям Администрации.

17. Оформление заявок на почтовые знаки, их получение, распределение по структурным подразделениям Администрации.

18. Организация приема граждан Главой города, его заместителями и уполномоченными на то лицами; учет, хранение, анализ предложений, заявлений и жалоб граждан, их передача на рассмотрение должностным лицам Администрации, контроль за сроками их исполнения.

19. Ведение номенклатуры дел раздела «Управление делами».

20. Участие в подготовке и проведении мероприятий с участием Главы города, его заместителей, руководителей структурных подразделений Администрации, муниципальных предприятий и учреждений (совещания, семинары, встречи с общественностью и т.д.) в рамках своей компетенции.

21. Формирование месячного плана работы Администрации.

22. Осуществление сопровождения официального сайта Управления делами на порталах Администрации.

23. Организация работы приемных Главы города, его заместителей, контроль за прохождением корреспонденции в их адрес.

24. Обеспечение подготовки постановлений и распоряжений Главы города, Администрации в рамках своей компетенции.

25. Обновление базы данных программы награжденных почетными грамотами Администрации и благодарственными письмами Главы города.

26. Обеспечение приобретения, учета, хранения и списания сувенирной продукции.

27. Обеспечение приобретения, учета, хранения и списания материальных ценностей Администрации.

28. Хозяйственно-техническое обслуживание структурных подразделений Администрации, не наделенных правами юридических лиц.

29. Организация работы по обеспечению пропускного режима в здании Администрации.